淄博职业学院合同管理办法

第一章 总则

第一条 为加强学院的合同管理工作，严格合同责任，防范合同风险，维护学院合法权益、进一步规范和完善对外合同的签订工作，确保合同履约质量，提高依法治校水平，根据《中华人民共和国合同法》及国家的其它相关法律、法规和政策，结合我院实际情况，制定本管理办法。

第二条 凡涉及学院与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止经济权利义务关系的事项，都应订立合同。包括但不限于学院后勤基建维修及修缮，勘察设计，监理审计等服务，物业管理，物资设备采购，招商引资，对外投资，资产租赁，准入经营，土地使用权转让，合作办学，科研合同、融资借贷合同、人事聘用和劳动合同、教育培训合同、捐赠合同等。

第三条 本管理办法的适用范围：学院所属各系院（部）、行政处室、校医院、校产公司及所属公司等以淄博职业学院名义对外订立的书面合同及协议。

第四条 学院合同管理实行统一领导、归口管理、分类分级负责的制度，遵循防范风险和责权利相统一的原则。

第五条 签订合同为学院法人行为。除法人直接签署合同外， 法人授权归口管理部门分管院领导代表学院签署相关合同，未经授权，学院内部任何单位（包括校办产业总公司及所属单位）不得以学院名义或内部单位名义对外签订合同。

第六条 学院合同管理办法的主要内容包括：合同管理机构及职能、合同的签订、合同印章管理、合同的履行、验收及监督、合同纠纷处理、合同档案管理和责任追究等。

第二章  合同管理机构及职责

第七条 院长全面负责学院的合同管理工作。归口业务分管院领导、法律工作室、合同办、归口管理部门和申请部门根据各自的权限进行合同管理，履行相应的职责。

第八条 招标与经济合同管理办公室（以下简称合同办）是学院合同的综合管理部门。其主要职责为：

（一）拟定学院合同管理基本规章制度；

（二）按照内控制度行使合同业务管理权；

（三）负责合同台账建立，合同档案管理及合同执行的动态管理；

（四）负责审核合同条款中付款、结算方式的合规合法性；

（五）协助归口管理部门拟定各类合同示范文本；

（六）学院交办的与合同管理相关的工作。

第九条 法律工作室职责：

（一）审定归口管理部门拟定的各类合同示范文本；

（二）负责审核合同法律层面的的合规合法性；

（三）指导协调合同纠纷的处理及诉讼程序的办理；

（四）参与学院重大合同的起草与审定工作；

（五）学院交办的与合同审核相关的工作。

第十条 归口管理部门主要职责：

（一）根据本办法拟定本部门的合同管理细则；

（二）拟定业务主管范围内的各类合同示范文本；

（三）承担职责范围内的合同审批；

（四）负责合同台账建立，材料归档及动态管理；

（五）及时协助、指导项目申请部门处理合同纠纷；

（六）学院交办的与合同管理相关的工作。

第十一条 根据部门职责权限，归口管理部门及其合同管理范围为：

（一）院长办公室：负责管理公务车辆相关合同，学院与地方政府及企事业单位签订的战略合作协议（非教学类合同）等综合类合同；

（二）组织人事处：负责管理人事与劳动合同及人才引进合同；

（三）教务处：负责管理全日制专科层次的办学合同，包括合作办学、联合培养与交流、顶岗实习、课程建设、负责管理学院教学仪器设备、材料（含药品试剂等）购买等合同；

（四）科技与规划发展处/高职教育研究所：负责管理学院

承担的纵向科研项目、横向技术合作项目及各类科研合作项目合同，因科研项目产生的相关服务合同等本部门业务相关合同，包括技术开发、技术咨询、技术转让、专利及软件著作权等申请和维持、出版、产学研合作、科研仪器设备及材料购置等合同。

（五）信息化办公室：负责管理学院所有关于信息化设备采购、信息化工程建设及信息化服务类的合同管理；

（六）资产处：负责管理学院通用办公设备、家具等的购买合同和国有资产出租出借合同，包括但不限于购买计算机、打印机、办公家具、及学院国有资产出租、出借、出售、置换、捐赠等合同；

（七）基建处：负责管理学院基本建设有关的合同，包括工程规划、工程设计、工程咨询服务、工程勘察、工程施工、工程监理、工程检测、建筑材料、工程配套设备采购等本部门业务相关合同；

（八）后勤管理处：负责管理学院后勤服务有关的采购合同，包括校园公共设施、能源保障设施、房屋及配套设施的改造、维修、设计、施工项目，服务所需伙食、维修、保洁、绿化材料采购，水电热燃气配套、社会化服务及项目的采购等本部门业务相关合同；

（九）继续教育学院：负责管理继续教育类合同，包括高等学历继续教育合作办学、非学历继续教育培训等合同；

（十）校企合作与就业指导处：负责校企合作类合同、学生

就业类合同；

（十一）保卫处：负责学院消防工程、安防工程、消防维保、安防维保等合同；

（十二）资产经营有限公司（产业处）：负责万和公司、学林驾校等校办企业的合同签订；负责学院房屋出租出赁的经营管理。

第十二条 申请部门负责合同的论证、立项、拟订、报批、履行等工作，并负责办理项目的招投标及合同签订的相关具体事务。申请部门主要职责包括：

（一）合同签订前，对合同的各方当事人进行必要的资信调查，并对资信调查结果的真实性负责；

（二）对合同的经济性、可行性、合法性及价款的合理性等进行论证，论证申报资料作为合同签订的依据；

（三）负责合同谈判、起草、报批、履行及合同纠纷的处理等工作；

（四）负责整理保存合同履行过程中形成的材料，并于合同履行完毕 15 日内报归口管理部门归档保管。

第三章 合同签订

第十三条 各部门对外订立合同必须遵守《中华人民共和国合同法》、国家其它相关法律、法规以及学院的有关规定，确保学院合法权益。

第十四条 属于学院招投标管理规定需要进行招标采购的项

目，必须按照规定，在通过招标采购后签订合同。

第十五条 各部门对外订立合同，均应当采用书面形式，20000元以下即时交割的简单小额交易及用公务卡支付的项目除外。

第十六条 订立合同的原则和要求。

（一）所有合同（经招标程序确定的除外）正式签订前，按以下审批权限办理审批手续，合同项目审批权限如下：

1.标的额在10万元（含）以下的合同项目由归口管理部门分管院领导审批；

2.标的额在10万元至30万元（不含）的合同项目由归口管理部门分管院领导、院长或其授权人审批；

3.下列合同项目由党委会集体审批：

（1）使用财政性资金采购标的额在30万元（含）以上的（经招标程序确定的除外）；

（2）涉及“三重一大”的项目。

4.资产经营有限公司对外签订的合同，须按规定上报分管院领导审查批准，特殊情况的还须上报党委集体研究确定。

5.对于横向科研合同的审批签订，由项目负责人按照科研处横向项目合同模板拟定横向项目合同，并向科研处提出横向科研合同审批认定，科研处按照相关科研制度进行审核确认，审核确认后由科研处出具合同编号，按照学院横向合同审批流程进行合同签订，审批结束后到学院合同办办理合同用印手续。

（二）合同有示范文本(包括国家规定的标准合同文本或学院统一制订的示范文本)的，应当使用示范文本。没有示范文本的，合同归口管理部门可根据实际情况起草示范文本。

（三）相关职能部门为合同项目的归口管理部门。各项目归口管理部门负责人应就合同主体、性质、主要条款、可行性等进行审核，并对条款及有关情况说明的真实性负责，并负责牵头组织合同的验收工作。

（四）订立合同时应当做到合同形式完整、内容清晰、权责明确。涉及债权债务的经济类合同一般应当具备以下条款：

1.当事人的名称或者姓名和住所；

2.标的、规格标准、数量；

3.价款及其支付方式；

4.履行期限、进度要求、履行地点与方式；

5.验收标准及方法；

6.违约责任；

7.法律适用与争议解决办法；

8.根据合同实际情况应当具备的条款；

9.合同签订的时间、地点；

10.必要时要求合同他方按照《中华人民共和国担保法》规定的担保方式提供履约担保。

合同文本最低要求一式 5 份，签署后由合同申请部门、归口管理部门法律工作室及合同办各留存 1 份。涉外合同须同时

提供中、外文文本。

第十七条 合同的审核实行合同项目申请部门、项目归口管理部门、法律工作室、财务处参与的会签制度。

第十八条 合同由申请部门发起，合同签订前需报批归口管理部门及归口管理部门分管院领导审批同意。合同的审批采用网上审批模式，由合同申请部门指定专人录入合同工作流进行审批，合同审批结束后打印合同审批单到合同办办理相关用印手续。

第十九条 合同签订权限

合同须按程序审批后方能正式签订：单项合同金额在人民币10万元以下的由法定代表人（院长）授权项目归口管理部门分管院领导签字；10万元以上的（含10万元）由院长签字或委托分管院领导签字。

第二十条 合同签订时限要求

合同应当及时订立，不得事后补签合同。

（一）对于经过学院招标程序确立的合同项目，在中标单位确定后15日内（节假日除外）完成合同的审签用印盖章手续；

（二）对于未经学院招标程序确立的合同项目，在合同立项审批后15天内完成合同的审签用印盖章手续；

（三）对于通过急购程序等特殊方式确定的合同项目，如确因时间紧等客观原因无法按规定时间完成合同审签用印盖章手续，事后需补签合同的，需填写“合同补签申请表”（见附件3），报请分管院领导批准，并在申请提出后15日内（节假日除外）

完成合同的补签手续。

原则上学院不办理先建设后补合同的程序。

第四章 合同印章管理

第二十一条 淄博职业学院合同专用章（以下简称合同章），是学院对外签订合同、协议的指定用章。由合同办统一管理，任何单位和部门不得擅自刻制和使用，也不得以其他图章代替。使用合同章须由学院法定代表人或委托代理人的书面审批意见，否则，合同办不予用印。

第二十二条 合同专用章的适用范围

（一）“淄博职业学院合同专用章”适用于学院对外签订除人事与劳动合同及人才引进合同以外的所有合同。

（二）组织人事处负责管理的人事与劳动合同及人才引进合同，由组织人事处直接办理学院公章的用印手续，直接加盖学院公章。

第五章 合同的履行、验收及监督

第二十三条 合同生效后，合同申请部门应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务，及时了解并向归口管理部门报告合同相对方履行合同义务情况及资信变化等可能影响合同履行的重要信息。

第二十四条 合同履行过程中，如对方出现法定或约定情形可能产生合同履行风险以及对方违约时，合同申请部门和项目归口管理部门应及时固定证据、评估履约风险，并依法采取必要的措施，及时向学院党委作出书面报告，将可能产生的损失降至最低。

第二十五条 归口管理部门对合同履行进行动态管理，合同履行过程中因情况出现较大变化或出现不可抗力，需要变更或解除合同的，责成合同申请部门按本办法履行审批程序。

第二十六条 合同履行完毕后，归口管理部门应及时办理合同终止手续。

第二十七条 办理结算业务，归口管理部门应向财务处出具合同及其他结算资料，财务处应根据合同条款进行审核后办理。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的， 财务处不予付款。

第二十八条 合同申请部门及项目归口管理部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量等关键问题的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以学院名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证，或以邮政快递的方式发送。

第二十九条 合同变更、转让及解除必须采用书面形式。

（一）变更合同范围和付款条件，转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式；

（二）工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更；

（三）变更、转让或解除后，财务处、项目归口管理部门、

项目申请部门等相关单位应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。

（四）经上报主管机关批准的合同，在达成变更、解除协议前，应报原机关批准或备案。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证。

第三十条 项目验收要求在合同约定事项完成后7日内由项目归口管理部门负责牵头组织项目申请部门组成验收小组（三人以上），验收小组按照合同约定的事项共同进行验收。对于技术复杂、专业性强的项目还应聘请社会专业人员共同进行项目验收。

第三十一条 验收小组成员要实事求是，严格按照合同、补充规定等文件的要求进行验收。

第三十二条 验收结束后，验收小组需在验收报告内签字确认验收情况，验收报告一式三份，归口管理部门、项目申请部门各一份，合同办备案一份。

第三十三条 学院成立由纪检监察室、财务处、审计处等部门组成的合同监督检查工作小组，有权对学院各项目归口管理部门和单位所订立的合同执行情况进行监督和检查。

第六章 合同纠纷处理

第三十四条 合同履行过程中发生纠纷，合同申请部门应及时向归口管理部门汇报，说明情况。

第三十五条 归口管理部门应及时妥善处理合同纠纷，必要

时可向法律工作室进行咨询，共同商议，寻求纠纷的最佳处理方案与途径，以维护学院最大利益。协商处理的，应当订立书面具结协议。

第三十六条 合同纠纷涉及诉讼或仲裁的，归口管理部门应组织申请部门收集整理相关证据材料，书面说明纠纷过程及背景情况，明确诉求或答辩意见，报学校法律工作室统一安排诉讼代理授权及出庭事项，归口管理部门及申请部门相关人员做好配合工作。

第七章 合同档案管理

第二十九条 合同的归档。合同签订后，合同办留存合同正本原件及副本原件，并将合同纸质文本送项目归口管理部门、合同申请部门留存使用。合同档案由合同办指定专人按照我院相应类别的档案管理实施细则进行分类、整理、立卷、归档。

原则上合同原件严禁外借，项目报建、报批除外。

第三十条 项目归口管理部门在合同立项后，应逐一建档，妥善保管合同正本及附件、合同谈判记录、交往信函、签收记录、合同履行情况记录、变更、解除合同的协议等一切书面材料。

第三十一条 每年4月底之前合同办将上一年度合同档案移交至学院档案室，比照会计档案保管期限保管。

第三十二条 合同档案的保存期限

（一）执行期在l0年以上(含10年)的合同，合同档案保存期限为合同终止后10年；

（二）执行期在10年以下5年以上(含5年)的合同，合同档案保存期限为合同终止后5年；

（三）执行期在5年以下1年以上(含1年)的合同，合同档案保存期限为合同终止后3年；

（四）执行期在1年以下的合同，合同档案保存期限为合同终止后2年。

（五）学院档案管理有特殊规定的合同从其规定。

第三十三条 合同档案保管期满后，由学院档案保管部门编制拟销毁合同档案目录并做出书面鉴定报告，经学院负责人批示后方可销毁。鉴定报告由学院档案保管部门存查。

第八章 责任追究

第三十四条 在项目招投标、合同谈判、合同履行过程中，有违反合同管理规定、损害学院利益行为的，由纪委监察室负责查处。

第三十五条 在学院合同管理中，有下列情况之一的，学院根据情节轻重给予责任人行政处分，触犯法律的，依法追究其法律责任：

（一）应当签订书面合同而没有签订的；

（二）将合同章提供给其它单位或个人使用的；

（三）因故意或重大过失导致订立的合同无效，给学院造成经济损失的；

（四）违反程序变更合同内容，或不按合同约定执行，造成

学院经济损失的；

（五）未按本办法规定履行审批、会签、登记或备案手续，以至合同遗失造成学院经济损失的；

（六）发生合同纠纷未及时处理、上报，造成学院经济损失的；

（七）擅自销毁或涂改合同的；

（八）发生未经授权或超出授权范围签订合同等违规行为的，视情况给予行政处分，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分；对触犯法律的行为人，依法追究其法律责任。

第九章  附则

第三十六条 本办法由合同办负责解释。

第三十七条 本办法未作具体规定的，执行国家或学院相关规定。

第三十八条 本办法自发布之日起执行。